¿Cómo hacer un presupuesto para un evento?
Organizar un evento es, sin duda alguna, uno de los desafíos más grandes en la carrera de todo event planner. Sin embargo, lo verdaderamente importante o, mejor dicho, la base o punto primordial para desarrollar cualquier tipo de suceso y obtener el éxito esperado dependerá directamente del presupuesto para un evento. Aprende cómo hacer este tipo de requerimiento de forma profesional y diseña los mejores eventos.
¿Qué tener en cuenta a la hora de cotizar un evento?
La improvisación no es lo más recomendable dentro de la organización de eventos. Se trata de una labor que consiste en planear, diseñar y organizar de manera sistemática y profesional cada detalle que formará parte de cualquier tipo de evento.
El primer paso para poner en marcha toda planificación es cotizar un evento. Este proceso esencial se refiere al pronóstico o proyección de todos los gastos e ingresos que formarán parte de un evento. Es importante destacar que algunos de ellos pueden cambiar con el tiempo.
Para llevar a cabo este primer paso es necesario tomar en cuenta las siguientes claves de acción:
- Contar con un presupuesto claro y fijo.
- Fijar un timing realista.
- Determinar la temática del evento.
- Contabilizar el número de asistentes.
- Escoger la ubicación del evento.
- Cuidar los detalles.
- Diseñar un plan B en caso de alguna emergencia o eventualidad.
¿Cómo crear un presupuesto para eventos desde cero?
Como mencionamos antes, crear un presupuesto es el primer paso para organizar un evento. Sin embargo, puedes cambiarlo para que se ajuste a diversos factores; por ejemplo, un presupuesto distinto, emergencias o cambios en el evento. Para comenzar, lo más importante es poner sobre la mesa los gastos que se realizarán durante el evento.
Costos fijos
Este punto se refiere a los gastos que se realizan de manera forzosa y necesaria sin importar otro tipo de factores como el número de invitados, el servicio de catering, el material de promoción, entre otros. Aquí se encuentran:
- Preproducción del evento
- Locación
- Servicio de estacionamiento
- Equipamiento técnico: sonido, decoración, luces, entre otros
- Viáticos, transporte y alojamiento de invitados y oradores (aplicable cuando el evento es en un sitio alejado o fuera del área común).
- Transporte, montaje y desmontaje de equipamiento para el evento.
Costos variables
Como su nombre indica, se trata de aquellos gastos que son determinados por la cantidad de asistentes al evento. Entre los principales gastos se encuentran:
- Material de identificación: gafetes, diplomas, programas, regalos, entre otros
- Mobiliario: sillas, mesas, entre otros
- Personal de servicio
- Catering
Si deseas saber cómo planear el catering perfecto y ofrecer el mejor servicio a tus invitados, lee a continuación la forma de elegir el catering dependiendo del evento que realizarás.
Imprevistos
En todo evento, sin importar su tipo, aparecerán diversos imprevistos y emergencias. Ante esto, debes contar con un margen para atender este tipo de eventualidades y prepararte para resolver cualquier circunstancia inesperada. La mejor forma de calcular este punto es apartar o separar entre 5% y 10% del presupuesto total del evento y destinarlo a contingencias.
Ingresos
Se trata de la fuente de donde se obtendrá el capital o inversión para llevar a cabo el evento. Este puede ser privado o público, depende de la ocasión.
Tipos de presupuestos
Realizar la cotización de un evento dependerá también del tipo de presupuesto al que se recurra. Este se divide en dos categorías:
Presupuesto que se adaptará al evento
Como su nombre indica, se proyecta un presupuesto de acuerdo con una planificación general, las necesidades específicas y los objetivos. Dentro de esta categoría se encuentran los congresos, conferencias, entre otros. Para realizarlo, es indispensable estimar los gastos de la manera más realista posible.
Evento que se adapta al presupuesto
En esta variante, los organizadores cuentan con un presupuesto predeterminado. Aquí se debe adecuar la contratación de personal, servicio o proveedores de acuerdo con el capital. En este tipo de presupuestos se encuentran los eventos sociales y algunos empresariales como lanzamientos de productos, presentaciones de servicios, entre otros.
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Modelo de cotización para eventos
Es importante considerar que las personas requerirán un formato personalizado por los tipos de servicios que brindes u ofrezcas.
¿Qué incluir en la cotización?
Conocer cuáles son los costos de un evento no es suficiente para armar un presupuesto profesional, también es necesario contar con diversos datos o requerimientos sumamente importantes.
- Empresa o persona solicitante
- Teléfonos
- Correo electrónico
- Fecha prevista
- Hora del evento
- Lugar
- Ciudad
- Servicios a cotizar (sonido, video, fotografía, personal de servicio, entre otros)
- Número de invitados
El presupuesto debe aplicarse para todo tipo de evento, incluso los de tipo empresarial. Descubre cómo organizar eventos corporativos con nuestro Programa de Producción de Eventos y logra el éxito que tanto deseas con tus clientes.
Aprende a realizar eventos que destaquen
Organizar eventos tiene su arte y complejidad:. consiste en una labor que no solo exige habilidades logísticas y administrativas, sino creatividad e imaginación para crear los mejores.
Considera que, antes de llevar lo planeado a la acción, es necesario aprender a realizar un presupuesto para un evento de forma correcta y profesional, ya que de este se desprende todo tu ingenio y capacidad.
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